Contrats

Un contrat reprend toutes les informations qui permettent de gérer l’accueil d’un enfant au quotidien :

Identification de l’enfant
Identification des autorités parentales
Débiteurs associés au contrat : Il s’agit de définir les entités (personne physique ou personne morale) qui paieront la facture.
Horaire type : à la minute près, avec des récurrences complexes (toutes les X semaines, …)
Milieu d’accueil
…

Notez que dans notre application, les informations (fiche enfant, fiche parent, fiche débiteur, …) qui composent le contrat sont réutilisables :

Une fiche enfant peut être utilisée pour plusieurs contrats
Une fiche parent peut être utilisée pour plusieurs contrats
Une fiche débiteur peut être utilisée pour plusieurs contrats

Chercher des contrats

Pour chercher des contrats, cliquez sur le menu « Inscriptions -> Contrats » indiqué par la vignette

Les filtres indiqués par la vignette vous permettent de filtrer les résultats.

Les boutons d’actions indiqués par la vignette vous permettent de prendre des actions sur les contrats (éditer, consulter les détails, …)

Le bouton « Ajouter un contrat » vous permet de créer un nouveau contrat

Créer un contrat

A partir d’une demande d’inscription

Pour créer un contrat à partir d’une demande d’inscription :

Allez dans l’écran de recherche des demandes d’inscription
Lorsque vous aurez identifié la demande d’inscription qui vous intéresse, cliquez sur le bouton
Vous entrerez dans la vue de détail d’une demande d’inscription
Dans cette vue, cliquez sur le « Créer un contrat »
Laissez-vous ensuite guider par l’assistant d’édition d’un contrat. Toutes données sont pré-remplies pour vous

Sans partir d’une demande d’inscription

Pour créer un contrat :

Allez dans l’écran de recherche des demandes d’inscription
Appuyez sur le bouton « Créer un contrat »
Vous entrerez dans l’écran vous permettant de créer un contrat.
Laissez-vous ensuite guider par l’assistant d’édition d’un contrat.

Editer un contrat existant

Pour modifier un contrat existant :

Allez dans l’écran de recherche de contrats
Identifiez le contrat que vous voulez modifier
Cliquer sur le bouton d’action d’édition
Vous arriverez dans l’écran d’édition d’un contrat

Dans l’écran de modification d’un contrat, vous pouvez :

Modifier la fiche enfant associée au contrat
Modifier les fiches parents associées au contrat
Modifier le débiteur associé au contrat
Créer des révisions de facturation
Ajuster les horaires type
Gérer vos avances forfaitaires
Consulter les documents associés aux contrat
Et encore bien d’autres choses

Fiche enfant

Cet écran vous permet de modifier la fiche enfant associée à ce contrat. Notez que si cette fiche enfant est utilisée dans plusieurs contrat, vous modifiez toutes les fiches en même temps.

Fiche parents

Cet écran vous permet de gérer les fiches parents associées au contrat

Modifier un horaire

Vous pouvez définir des horaires complexes en ajouter des récurrences.

Vous pouvez également changer un enfant de section en lui ajoutant une nouvelle récurrence et en modifiant sa section.

Révisions de facturation

L’onglet « Facturation » liste les différentes révisions de facturation associées au contrat. Une révision (aussi appelé avenant) peut être vu comme une configuration de facturation à un moment précis.

Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des révisions. Vous ne pouvez cependant pas modifier ou supprimer une révision ayant déjà été utilisée pour générer des factures.

Lorsque les revenus du ménage changent ou dans certains autres cas (famille nombreuse, plusieurs enfants gardés simultanément, …), il convient de créer une nouvelle révision de facturation.

Pour créer une révision :

Allez dans l’onglet « Facturation » et cliquez sur le bouton « Créer une révision »
Configurez une date de début, les revenus du ménage, …

Vous ne pouvez pas créer deux révisions pour la même période. Le système vous indiquera ce genre de situation afin que vous puissiez apporter les corrections nécessaires.

Ajouter une avance forfaitaire

Pour associer des avances forfaitaires à un contrat :

Allez dans l’écran de détail d’un contrat
Allez dans l’onglet « Avances forfaitaires »
Appuyez sur le bouton « Créer »
Encodez les information requises

Charger des documents

Vous pouvez associer des document à un contrat :

Allez dans l’écran de détail d’un contrat
Allez dans l’onglet « documents »
Appuyez sur le bouton « Créer »
Chargez votre document

Transférer un contrat

Notre application « Tutute » vous permet d’initier des demandes de transfert.

Pour initier une demande de transfert :

Allez dans l’écran de recherche des contrats
Cliquez sur le boutons des actions et appuyez sur l’élément « Demander un transfert »

Encodez les informations demandées afin d’initier la demande de transfert.
Une fois crée vous pouvez retrouver les demandes d’inscription en cours dans l’écran de recherche des demandes de transfert (Contrats -> Demandes de transfert) ou dans l’écran de détail du contrat en cours de transfert (Onglet « Demande de transfert »)
Notez également qu’une fois la demande de transfert créée, une demande d’inscription sera créée pour effectuer l’évaluation du transfert. Cette demande d’inscription apparaîtra au sommet de la liste des demandes de priorité à traiter